Reimbursement adalah hal yang wajar untuk dilakukan di dunia kerja. Namun, pihak HRD yang sering menerima pengajuan reimbursement sering merasa kesulitan dalam memilah dan memprosesnya. Oleh karena itu, menggunakan software reimbursement online untuk mempermudah kinerja HRD adalah pilihan yang tepat.
Sekilas Mengenai Reimburse
Secara sederhana, reimbursement adalah kompensasi yang dibayarkan perusahaan untuk karyawan saat karyawan melakukan pengeluaran untuk kepentingan tertentu. Contohnya adalah biaya transport, pulsa, penginapan, rawat jalan, berobat, dan lainnya. Kebijakan perusahaan mengenai reimbursement berbeda-beda tergantung bagaimana perjanjian kerja dengan karyawan di awal kerja. Biasanya, ada 3 jenis reimbursement yang dikelola oleh perusahaan, yaitu:
1. Travel
Perusahaan akan meminta karyawan untuk pergi ke luar kota dan bahkan luar negeri untuk jangka waktu tertentu untuk kepentingan perusahaan. Tempat tujuannya telah ditentukan oleh perusahaan. Biaya perjalanan dinas masuk ke kategori travel dan perusahaan akan mengganti semua biaya yang dikeluarkan karyawan untuk transportasi, makanan, akomodasi dan lainnya.
2. Medical
Karyawan kadang-kadang perlu berkonsultasi dengan dokter dan rumah sakit untuk penyakit tertentu. Biaya medis yang berkaitan masuk ke jenis medis medical. Setiap perusahaan memiliki ketentuan reimburse medical tergantung pada posisi karyawan di perusahaan.
3. Business
Seringkali karyawan harus mengeluarkan biaya mendadak untuk kepentingan operasional. Perusahaan pun harus menggantinya. Biaya ini masuk kedalam jenis business. Jika jumlah reimbursement melebihi jumlah yang disepakati, biaya yang tersisa akan ditanggung oleh karyawan.
Baca Juga: Pilih Aplikasi Absensi atau Finger Print?
Hambatan dalam Reimbursement Manual
Tidak dipungkiri bahwa proses reimbursement secara manual terdapat beberapa hambatan yang jika dibiarkan akan mengganggu hubungan karyawan dan perusahaan. Hambatan-hambatan tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Bukti Pembayaran Hilang
Proses reimburse manual mengharuskan semua penyimpanan dilakukan secara fisik. Bagaimana jika bukti pembayaran tersebut hilang tiba-tiba? Tentu hal seperti itu akan membingungkan pihak HR untuk memproses reimburse. Akibatnya, karyawan tidak dapat hak yang seharusnya diterima.
2. Kadang-kadang, proses reimburse dalam perusahaan justru menjadi berbelit.
Karenanya karyawan pun sungkan untuk mengajukan reimbursement kepada perusahaan. Ini adalah kerugian bagi perusahaan, karena bisnis menjadi tidak lancar dan karyawan dalam hati akan merasa tidak puas dengan perusahaan.
3. Masalah selanjutnya yang sering muncul dalam reimbursement adalah manipulasi data dari karyawan. Dengan sengaja karyawan menaikkan jumlah pengajuan reimbursement dari yang seharusnya demi kepentingan pribadi. Perusahaan akan merugi karena penipuan yang dilakukan oleh karyawan.
Software Reimbursement Online untuk Mengatasi Hambatan Reimbursement
Setiap bulan, ada banyak bukti telah diterima oleh HRD untuk mendukung proses reimbursement. Semua transaksi tersebut akan diproses dalam beberapa hari. Padahal karyawan ingin cepat mendapatkan pencairan dana yang menjadi hak mereka. Makin lama HRD pun akan merasa kewalahan jika pengajuan reimbursement terlalu banyak.
Perusahaan perlu perlu menggunakan software reimbursement online agar dapat menampung dan menegakkan kebijakan reimbursement dalam perusahaan lebih efektif dan transparan. Karyawan dapat mengajukan reimbursement dengan mudah, cepat dan aman. Hal ini akan meningkatkan loyalitas dari karyawan. Sementara untuk bisnis, penggunaan software reimbursement online membuat pengeluaran perusahaan menjadi lebih terkontrol.
Untuk mengatasi hambatan dalam reimbursement, software reimbursement online dari LinovHR siap membantu HRD untuk mengelola dan memproses reimburse dengan akurat dan cepat. Dana reimburse pun akan diterima karyawan dengan tepat waktu. Apa yang Anda tunggu? Coba software reimbursement online dari LinovHR sekarang, yuk!